Versie 2.0   Datum 06-09-2023

1. Doel

In dit document wordt beschreven op welke manier, en onder welke voorwaarden, HealthConnected haar medewerking zal verlenen aan een migratie en teruggave van data, wanneer Licentienemer besluit over te stappen naar een andere leverancier, ongeacht de grond van de beëindiging van de overeenkomst.

HealthConnected heeft te maken met de wettelijke zorgplicht die op een opdrachtnemer rust (artikel 7:401 BW). Licentienemer heeft hierdoor in alle redelijkheid en billijkheid recht op (tijdelijke) voortzetting van de dienstverlening en/of afgifte van de data, in ruil voor een redelijke vergoeding.

Het financiële belang van HealthConnected weegt niet op tegen het operationele belang op continuïteit van dienstverlening bij de afnemer. HealthConnected zal alle noodzakelijke medewerking verlenen aan een vanuit HealthConnected probleemloze overstap naar een nieuwe leverancier en mag haar verplichtingen uit de exit-regeling niet opschorten. De overdracht dient binnen een nader te bepalen tijdsbestek, maar in ieder geval binnen zes (6) maanden overgedragen te worden aan de nieuwe leverancier. Om deze reden is er nauwe betrokkenheid en volledige medewerking van HealthConnected vereist. Indien deze termijn niet gehaald kan worden door redenen die uitsluitend binnen de invloedsfeer van de nieuwe leverancier liggen, is HealthConnected niet aansprakelijk. Indien de redenen zowel binnen de invloedsfeer van HealthConnected als binnen de invloedsfeer van de nieuwe leverancier liggen, dan wordt de aansprakelijkheid van HealthConnected bepaald naar diens aandeel.

Tijdig voordat de Overeenkomst afloopt alsmede op eerste verzoek van Licentienemer , zullen partijen in overleg treden over de details van een exit. Partijen zullen deze afspraken uitwerken in een exit plan. Het exit plan stelt Licentienemer in staat de diensten, geheel of ten dele, bij HealthConnected te beëindigen en dezelfde (of vergelijkbare) diensten bij een nieuwe leverancier op ongestoorde wijze en zonder onderbreking voort te zetten. Indien het voortzetten gestoord wordt door redenen die uitsluitend binnen de invloedsfeer van de nieuwe leverancier liggen, is HealthConnected niet aansprakelijk. Indien de redenen zowel binnen de invloedsfeer van HealthConnected als binnen de invloedsfeer van de nieuwe leverancier liggen, dan wordt de aansprakelijkheid van HealthConnected bepaald naar diens aandeel.

2. Verlengd gebruikersrecht

Licentienemer heeft, in ruil voor een redelijke vergoeding, recht op continuïteit van de ICT-prestatie wanneer de implementatie van het nieuwe systeem vertraging oploopt terwijl de opzegtermijn van het bestaande contract daarvoor al afloopt. Deze redelijke vergoeding houdt geenszins in dat de licentie opnieuw verlengd wordt.

3. Aanleveren van data

3.1. Formaat

De data zal in een door HealthConnected bepaalde gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm beschikbaar worden gesteld aan Licentienemer , mits deze vorm ook werkbaar is voor de nieuwe leverancier.

3.2. Datamodel en documentatie

HealthConnected levert naast de data het datamodel aan, zodat de data op een juiste manier overgezet kan worden naar de database van de nieuwe leverancier. Hetgeen dat wordt gemigreerd en/of aangeleverd zullen partijen zorgvuldig documenteren en bijhouden. Op verzoek van Licentienemer zal het gedocumenteerde gerapporteerd worden aan Licentienemer .

3.3. Beveiliging

De data dient beveiligd te worden overgedragen aan de Licentienemer . De verantwoordelijkheid en de manier waarop de data wordt overgedragen berust bij Licentienemer . HealthConnected heeft onder de AVG eveneens de plicht om te zorgen dat aan de eisen van de AVG wordt voldaan. Wanneer HealthConnected de eisen te zwak acht, treedt zij in overleg met Licentienemer om tot een adequate oplossing te komen. HealthConnected geeft aan welke beveiligingsmaatregelen zij onvoldoende acht en geeft verbetervoorstellen aan Licentienemer om de beveiligingsmaatregelen op het juiste niveau te krijgen. Wanneer Licentienemer zorg draagt voor adequate beveiligingsmaatregelen dan zal HealthConnected direct overgaan tot levering van de data.

4. Vernietigen van data

Wanneer de migratie is voltrokken zal HealthConnected, zodra daarvoor een specifieke schriftelijke opdracht ontvangen is, de data verwijderen.

5. Support

HealthConnected is gehouden die mate van assistentie en ondersteuning te bieden en Licentienemer en/of de nieuwe leverancier van de noodzakelijke informatie en documentatie te voorzien welke nodig is om een tijdige, effectieve en efficiënte migratie en overstap mogelijk te maken.

HealthConnected zorgt ervoor dat de data gedurende de gehele exit procedure niet verloren gaat en/of beschadigt. Op verzoek van Licentienemer maakt HealthConnected inzichtelijk welke maatregelen zij heeft geïmplementeerd teneinde de integriteit van de data te borgen.

HealthConnected zal geen barrières of belemmeringen van welke aard dan ook opleggen die de migratie naar een nieuwe leverancier op welke wijze dan ook kan bemoeilijken of verhinderen. HealthConnected zal de kosten redelijkerwijs zo laag mogelijk houden, zonder afbreuk te doen aan de veiligheid en integriteit van hetgeen dat gemigreerd en/of verstrekt wordt.

Tot het exit plan volledig en naar tevredenheid van Licentienemer is uitgevoerd, blijft HealthConnected volledig verantwoordelijk voor een volledige, tijdige en juiste uitvoering van de diensten conform de afspraken uit de Overeenkomst (en diens bijlagen, zoals deze SLA).

Bij de uitvoering van het exit plan is HealthConnected in verband met de overdracht van de diensten verantwoordelijk voor de migratie naar de nieuwe leverancier, samenwerking met eventuele derde partijen, waaronder tevens begrepen de nieuwe leverancier, aangesteld door Licentienemer , het behulpzaam zijn bij additionele handelingen en werkzaamheden op verzoek van Licentienemer . Indien de uitvoering van het exit plan niet loopt volgens de gemaakte afspraken en dit komt door redenen die uitsluitend binnen de invloedsfeer van de nieuwe leverancier liggen, is HealthConnected niet aansprakelijk.   Indien de redenen zowel binnen de invloedsfeer van HealthConnected als binnen de invloedsfeer van de nieuwe leverancier liggen, dan wordt de aansprakelijkheid van HealthConnected bepaald naar diens aandeel.

HealthConnected is gehouden bij de uitvoering van het exit plan te zorgen voor voldoende beschikbaar personeel. Indien personen in dienst van HealthConnected, om welke reden dan ook, niet meer beschikbaar zijn, zal HealthConnected binnen vijf (5) werkdagen voor vervangend personeel zorgen. Indien er sprake is van een spoedeisend belang bij Licentienemer , zal HealthConnected binnen één (1) werkdag zorgen voor vervangend personeel. HealthConnected garandeert dat zij alleen personeel inzet dat beschikt over benodigde vaardigheden en kwalificaties, rekening houdend met de uitvoering van het exit plan en de wijze waarop HealthConnected zich als deskundige en integere partij heeft gepresenteerd. HealthConnected zal tijdig aangeven wanneer zij verwacht dat de capaciteit vergroot wordt en met welke omvang.

Het benodigde personeel alsmede het benodigde aantal uren zullen partijen tijdig voor de uitvoering van exit plan schriftelijk vastleggen. Het benodigde personeel zal hierbij op verzoek van Licentienemer worden gedifferentieerd naar soort en rol.

6. Kosten

De benodigde werkzaamheden van HealthConnected, in het kader van migratie, support en teruggave van data, worden tegen de in de overeenkomst bepaalde tarieven en condities van HealthConnected verzorgd.  

7. Beëindiging dienst

HealthConnected zal bij het voorgenomen besluit voor het beëindiging van een dienst, de Licentienemer zo spoedig mogelijk informeren. Bij beëindiging van een dienst door HealthConnected, dient de overdracht binnen een nader te bepalen tijdsbestek, maar in ieder geval binnen 12 maanden overgedragen te worden aan de nieuwe leverancier. De overige bovenstaande afspraken in deze overeenkomst zijn ook in deze situatie zonder uitzondering van toepassing.

8. Downloads

Exit-regeling Licentienemer v2.0